Kinh nghiệm số hóa hồ sơ trong kiểm sát việc giải quyết vụ án dân sự
- Thứ ba - 07/06/2022 04:13
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Trong những năm qua, ngành Kiểm sát nhân dân đã tích cực triển khai nghiên cứu, xây dựng các phần mềm, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm sát, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của ngành.
Một trong các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, đó là triển khai thực hiện số hóa hồ sơ vụ án dân sự và đổi mới phương thức trình bày bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa dân sự sơ thẩm thông qua hình ảnh, bước đầu đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận tại Viện kiểm sát hai cấp tỉnh Gia Lai nói chung và Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) huyện Kông Chro nói riêng. Trong năm 2021 và 06 tháng đầu năm 2022 đơn vị đã phối hợp với Tòa án cùng cấp thực hiện số hóa hồ sơ và đổi mới phương thức trình bày bài phát biểu tại 14 phiên tòa. Việc thực hiện đảm bảo quy định pháp luật tố tụng, được đánh giá cao về chất lượng, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp trong tình hình mới.
Thông qua thực hiện quy trình số hóa, Viện kiểm sát huyện Kông Chro đã ban hành 01 kháng nghị phúc thẩm (tỉ lệ chấp nhận kháng nghị đạt 100%, vượt chỉ tiêu 10%), 03 kiến nghị yêu cầu khắc phục vi phạm (đạt 100% chỉ tiêu) và 03 kiến nghị phòng ngừa vi phạm và tội phạm phát sinh trong hoạt động tố tụng dân sự (Vượt 01 kiến nghị so với chỉ tiêu). Các kiến nghị của Viện kiểm sát đều được Tòa án và các cơ quan hữu quan chấp nhận, thực hiện nghiêm (vượt 10% so với chỉ tiêu); ban hành 07 yêu cầu xác minh, thu thập chứng cứ (đạt 100% chỉ tiêu) đối với Tòa án, các yêu cầu đều đảm bảo có căn cứ và đúng pháp luật, được Tòa án tiếp thu và thực hiện nghiêm.
Quy trình số hoá hồ sơ vụ án dân sự của VKSND huyện Kông Chro là sáng kiến kinh nghiệm được xếp loại xuất sắc theo kết quả công nhận của Hội đồng sáng kiến VKSND tỉnh Gia Lai năm 2021.
Hiện nay, ngành Kiểm sát nhân dân chưa có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về quy trình, cách thức phối hợp số hóa hồ sơ trong kiểm sát giải quyết án dân sự, dẫn đến thực tiễn thực hiện công tác này vẫn chưa có sự thống nhất.
Từ những kết quả đạt được, tác giả chia sẻ quy trình, cách thức phối hợp số hóa hồ sơ vụ án dân sự được thực hiện ở cấp sơ thẩm, nhằm góp phần quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân theo Chỉ thị số 03/CTVKSTC ngày 17/5/2021 của Viện trưởng VKSND tối cao.
Trên cơ sở quy định của Hiến pháp năm 2013, Luật tổ chức VKSND năm 2014, Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) năm 2015, Quy chế công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự ban hành kèm theo Quyết định số 364/QĐ-VKSTC ngày 02/10/2017 của Viện trưởng Viện KSND tối cao (Quy chế số 364/2017); Quy định về hướng dẫn hoạt động của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa dân sự sơ thẩm, ban hành kèm theo Quyết định số 458/QĐ-VKSTC ngày 04/10/2019 của Viện trưởng VKSND tối cao; Chỉ thị công tác năm 2021 của ngành; Kế hoạch công tác năm 2021 của VKSND tỉnh Gia Lai và các văn bản liên quan (Quy chế phối hợp mà Viện kiểm sát đã ký kết cùng Tòa án), đồng thời, qua nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn công tác kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự, đơn vị đã xây dựng Quy trình số hóa hồ sơ vụ án dân sự với các nội dung sau:
1. Quy trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm sát, giải quyết án dân sự sơ thẩm
Bước 1: Kiểm sát chặt chẽ về thời hạn gửi các thông báo thụ lý, thời hạn khởi kiện vụ án, thời hạn chuẩn bị xét xử, thời hạn mở phiên tòa, bản án, quyết định thông qua số điện tử được thiết lập trên nền tảng Microsoft Excel.
Qua hơn 02 năm triển khai, sử dụng, “Sổ điện tử theo dõi, quản lý, kiểm sát giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình” đã mang lại nhiều lợi ích, nhất là góp phần nâng cao công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành. Đồng thời, trong quá trình kiểm sát việc giải quyết các vụ án, Kiểm sát viên luôn bám sát tiến độ giải quyết án thông qua sổ điện tử; kịp thời phát hiện vi phạm trong quá trình giải quyết vụ án để báo cáo lãnh đạo đơn vị thực hiện quyền yêu cầu, kiến nghị, kháng nghị, góp phần nâng cao vị trí, vai trò, trách nhiệm của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa (thông qua việc xem xét trực tiếp những tài liệu đã được “số hóa” sau đó sử dụng chức năng Insert/Hyperlink các tài liệu vào trực tiếp sổ điện tử).
Kiểm sát chặt chẽ những yêu cầu xác minh thu thập chứng cứ của Viện kiểm sát trong quá trình kiểm sát giải quyết vụ án dân sự để đôn đốc kịp thời (các tài liệu về những vấn đề yêu cầu xác minh đều được “số hóa” và lưu trực tiếp vào sổ điện tử).
Đối với công tác lưu trữ, việc khai thác hồ sơ số hóa có thể thay thế hoàn toàn phương pháp lưu trữ, khai thác truyền thống do không gian lưu trữ được phân loại, sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, theo dõi, tính toán và truy xuất dữ liệu của bảng tính một cách nhanh chóng khi cần thiết, thời gian tồn tại lâu dài, tạo ra hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất trong việc tổng hợp báo cáo số liệu.
Bước 2: Trích cứu hồ sơ điện tử, dự thảo những văn bản cần thiết
Ngay khi tiếp cận hồ sơ chính do Tòa án chuyển sang, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên được phân công nghiên cứu kỹ đơn khởi kiện để xác định tính hợp pháp, nội dung của việc khởi kiện, xây dựng định hướng cho việc trích cứu điện tử, lập hồ sơ kiểm sát điện tử.
Trước hết, bản trích cứu điện tử cần trích tóm tắt loại vụ việc, quan hệ pháp luật tranh chấp, đương sự, chứng cứ chứng minh do đương sự cung cấp và quá trình thụ lý sơ thẩm để có cái nhìn tổng quát về hồ sơ vụ án. Sau đó, đi sâu vào trích hồ sơ theo từng đối tượng: Nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan (nếu có); ý kiến khác của người làm chứng, cơ quan tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có); tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập. Bản trích cứu điện tử thể hiện một bên là ý kiến, lời trình bày của đương sự, bên kia là chứng cứ chứng minh và bút lục kèm theo. Khi trích cứu điện tử phải trích đầy đủ những nội dung chủ yếu, cần thiết, có thể trích tóm tắt hoặc trích nguyên văn nhưng phải đảm bảo đủ ý và phải bảo đảm tính trung thực, khách quan. Những nội dung trích quan trọng cần phải được đánh dấu, làm nổi bật và tạo mục lục, dẫn liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink. Việc trích cứu điện tử trong điều kiện hiện nay cần được trích bằng dữ liệu Excel (sau đó in ra) để thể hiện rõ ràng, dễ theo dõi, mặt khác còn tận dụng dữ liệu này làm báo cáo duyệt án và bài phát biểu.
Bước 3: Số hóa hồ sơ tài liệu, chứng cứ cần thiết để xây dựng hồ sơ kiểm sát điện tử
Việc trích cứu điện tử là để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết án, tránh sao chụp quá nhiều tài liệu, chứng cứ. Thông thường, chỉ trích cứu những nội dung cơ bản, không trích cứu hết được toàn bộ tài liệu, chứng cứ (ví dụ như trích lục bản đồ địa chính, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy mượn tiền...), ngoài ra, có thể có sự khác nhau giữa người xây dựng hồ sơ kiểm sát và Kiểm sát viên tham gia xét xử trong việc đánh giá tài liệu, chứng cứ, nên cần số hóa những loại tài liệu, chứng cứ cần thiết kèm theo để bản trích cứu điện tử khách quan, toàn diện và chính xác.
Để tránh trùng lặp, khi số hóa hồ sơ hay lập hồ sơ kiểm sát cần lưu ý photocopy hoặc scan theo từng nhóm như sau:
Nhóm 1: Di chúc, giấy thỏa thuận, hợp đồng, giấy vay mượn tài sản, biên bản đối chiếu công nợ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, bản vẽ, sơ đồ.
Nhóm 2: Các tài liệu giám định, định giá, xem xét thẩm định tại chỗ, đối chất, lời khai, tường trình của đương sự.
Lưu ý, đối với loại chứng cứ điện tử như tập tin ghi âm, ghi hình, hình ảnh... thì Kiểm sát viên cần sao chép ngay vào hồ sơ điện tử, chỉ in ra giấy (hình ảnh) hoặc lưu trữ bằng USB hoặc đĩa DVD để đưa vào hồ sơ kiểm sát khi thật sự cần thiết.
Bước 4: Xây dựng báo cáo điện tử báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ và đề xuất giải quyết vụ việc dân sự
Sau khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, ngoài việc Kiểm sát viên xây dựng báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ vụ án theo cách thông thường quy định tại Điều 20 Quy chế số 364/2017, thì kèm theo đó là báo cáo điện tử về kết quả nghiên cứu hồ sơ và đề xuất giải quyết vụ, việc dân sự.
Về hình thức: Báo cáo điện tử đề xuất giải quyết vụ án dân sự của Kiểm sát viên rất ngắn gọn, thực tế chỉ là báo cáo tóm tắt của báo cáo đề xuất giải quyết vụ án dân sự thông thường, chỉ khác là được đánh dấu, làm nổi bật những nội dung trọng tâm, khó khăn, vướng mắc và kèm theo mục lục; dẫn, liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink (vì vậy hoàn toàn có thể xây dựng trên nền tảng Microsoft word hoặc Microsoft excel)
Về nội dung. Tóm tắt và làm rõ các nội dung sau: Yêu cầu của nguyên đơn, tài liệu, chứng cứ do nguyên đơn xuất trình; quan điểm của bị đơn, tài liệu, chứng cứ do bị đơn xuất trình, quan điểm và tài liệu, chứng cứ do người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan xuất trình (nếu có); tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập hoặc do Viện kiểm sát yêu cầu Tòa án xác minh, thu thập.
Nhận xét, đánh giá, ý kiến đề xuất của người nghiên cứu đối với vụ án về tố tụng, việc thu thập, đánh giá tài liệu, chứng cứ, về áp dụng pháp luật; đường lối giải quyết vụ án.
Bước 5: Soạn thảo bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự “thông qua hình ảnh”.
Bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử sơ thẩm vụ án dân sự “thông qua hình ảnh” thực tế là việc tóm tắt các luận cứ trình bày thông qua trình chiếu slide kết hợp các hình ảnh (tài liệu hồ sơ vụ án) trên nền tảng Microsoft powerpoint. Đó là phương thức kiểm sát “mới” có ý nghĩa góp phần bảo đảm chất lượng, hiệu quả công tác kiểm sát.
Để xây dựng bài phát biểu ý kiến của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, trước hết, Kiểm sát viên phải nắm chắc các quy định của BLTTDS năm 2015 và các văn bản hướng dẫn như Thông từ liên tịch số 02/2016/TTLT-VKSNDTC-TANDTC ngày 31/8/2016 quy định việc phối hợp giữa VKSND và Tòa án nhân dân trong việc thi hành một số quy định của BLTTDS (Thông tư liên tịch số 02/2016); Hướng dẫn số 20/HD-VKSTC ngày 23/02/2021 hướng dẫn hoạt động phát biểu của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa xét xử vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động. Khi xây dựng bài phát biểu của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, Kiểm sát viên cần lưu ý.
(1) Phần mở đầu, tóm tắt được các vấn đề như: Viện kiểm sát tham gia tố tụng, căn cứ pháp luật khi thực hiện thẩm quyền này, tên vụ việc tranh chấp, nội dung yêu cầu, số hiệu văn bản và ngày tháng, năm ban hành,... họ tên, địa chỉ của đương sự và những người tham gia tố tụng khác.
(2) Phần kiểm sát việc tuân theo pháp luật: Tóm tắt việc tuân thủ pháp luật của từng đối tượng. Tóm tắt nội dung về vụ việc tranh chấp hay yêu cầu nhưng phải bảo đảm đầy đủ và chính xác. Cùng với việc phản ánh nội dung tranh chấp, yêu cầu theo sự trình bày của các đương sự, theo tài liệu, chứng cứ do đương sự xuất trình, trình bày của những người tham gia tố tụng khác, Kiểm sát viên phải nêu tóm tắt yêu cầu cụ thể mà các đương sự mong muốn Tòa án giải quyết.
(3) Phần quan điểm của Viện kiểm sát, đây là phần đặc biệt quan trọng trong bài phát biểu ý kiến của Kiểm sát viên, thể hiện chất lượng, hiệu quả công tác kiểm sát giải quyết các vụ việc dân sự từ khi nghiên cứu hồ sơ đến khi vụ việc được giải quyết tại phiên tòa. Do vậy, khi soạn thảo phần này, Kiểm sát viên cần lưu ý những vấn đề sau: (i) Tóm tắt những thiếu sót, vi phạm (nếu có) của Tòa án trong quá trình tiến hành thủ tục tố tụng để giải quyết vụ việc dân sự; (ii) Tóm tắt những vấn đề cần phải làm rõ trong vụ việc, các tình tiết của vụ việc dân sự cần được chứng minh và những hình ảnh (được scan từ tài liệu hồ sơ) để làm rõ những vấn đề này; (ii) Tóm tắt, đánh giá kết quả hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ, xây dựng hồ sơ của Tòa án, tài liệu, chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ đã đầy đủ để bảo đảm có thể giải quyết được vụ việc tranh chấp, yêu cầu hay chưa; (iii) Tóm tắt phân tích, lập luận để đưa ra đường lối, quan điểm giải quyết vụ việc dân sự của Viện kiểm sát.
Bên cạnh đó, cần chú ý việc sử dụng hai kiểu chữ cho bài trình chiếu, nên chọn kiểu chữ rõ ràng và dễ đọc (như kiểu chữ Roman hoặc Gothic) cỡ chữ không nên nhỏ hơn 22pt; không nên nhập quá nhiều ký tự cho một slide; chỉ gạch đầu đồng các ý chính, nên sử dụng từ 6 - 10 dòng trên 1 slide; sử dụng hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ... để minh họa, tăng hiệu quả đối với người xem; sử dụng chữ hoa cho các từ khóa (keyword) muốn nhấn mạnh.
Bước 6: Bố cục, thứ tự sắp xếp hồ sơ kiểm sát điện tử.
Trên cơ sở những tài liệu, chứng cứ được scan hoặc được cung cấp, Kiểm sát viên phải sắp xếp tài liệu, chứng cứ đã số hóa theo từng thư mục để phục vụ tốt việc tham gia phiên tòa, theo từng đương sự, Tòa án, cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan (như Ủy ban nhân dân, cơ quan giám định...), khi sắp xếp cần phải tạo mục lục, dẫn, liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink. Cụ thể:
Nhóm 1: Dự thảo phát biểu của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, bản trích cứu hồ sơ điện tử, dự kiến những câu hỏi cần làm rõ tại phiên tòa (loại tài liệu này phải để thư mục đầu tiên, để khi tham gia phiên tòa mở hồ sơ điện tử ra là có ngay, để Kiểm sát viên chủ động kiểm sát tại phiên tòa và phát biểu quan điểm); nhóm 2: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do nguyên đơn cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 3: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do bị đơn cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 4: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 5: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do Tòa án tiến hành hoặc thu thập (như biên bản hòa giải, biên bản xác minh...); nhóm 6: Các tài liệu giám định, định giá tài sản (đã số hóa); nhóm 7: Các tài liệu, chứng cứ do cá nhân, cơ quan, tổ chức khác cung cấp (đã số hóa); nhóm 8: Những tài liệu, chứng cứ cần thiết khác (đã số hóa); nhóm 9: Những tài liệu, chứng cứ bổ sung (nếu có), thực tế thường phát sinh gần ngày xét xử hoặc tại phiên tòa như văn bản ủy quyền, đơn xin xét xử vắng mặt, đơn xin hoãn phiên tòa, chứng cứ mới...; nhóm 10: Bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự “thông qua hình ảnh” (có thể tạo một sheet riêng sau đó sử dụng chức năng Hyperlink để liên kết); nhóm 11: Báo cáo duyệt án điện tử do Kiểm sát viên tham gia xét xử báo cáo lãnh đạo Viện (có thể tạo một sheet riêng sau đó sử dụng chức năng Hyperlink để liên kết) nhóm 12. Ghi chép diễn biến phiên toà sơ thẩm. Lưu ý những lần hoãn xét xử theo tố tụng cũng phải được thể hiện rõ lý do, căn cứ, hoãn lần thứ mấy để làm cơ sở cho lần tiếp theo Kiểm sát viên tham gia phiên tòa phát biểu về tố tụng.
Lưu ý, khi lập hồ sơ điện tử nên lập trên excel theo trình tự bản trích cứu, tải liệu đã số hóa... theo các nhóm trên và có sự bổ sung, thực hiện biên tập (cắt, nối, chỉnh sửa file) phù hợp với đề cương xét hỏi, bản dự kiến tình huống có thể phát sinh tại phiên tòa khi xét hỏi, phát biểu quan điểm. Nên tạo mục lục hoặc đề cương hồ sơ điện tử, dẫn và thực hiện việc liên kết (Hyperlink) giữa đề cương hoặc mục lục đến dữ liệu đã số hóa, đã biên tập và đã chuẩn bị hoặc đã đưa vào dự kiến để trình chiếu, công bố.
Bước 7: Các thao tác nghiệp vụ tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự có ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc hỗ trợ công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh giúp Hội đồng xét xử và trình chiếu “hình ảnh” tại phiên tòa phục vụ cho việc hỏi của Kiểm sát viên được thực hiện thời điểm nào, trường hợp nào, tùy thuộc vào từng vụ án, từng tình huống phát sinh trong quá trình xét hỏi của Hội đồng xét xử và Kiểm sát viên. Đối với bài phát biểu của Kiểm sát viên thông qua hình ảnh thì trình chiếu song song với việc đọc bài phát biểu và hoạt động này được Kiểm sát viên thực hiện ở phần “tranh tụng tại phiên tòa” quy định tại Mục 3 Chương XIV - Phiên tỏa sơ thẩm của BLTTDS năm 2015.
2. Một số lưu ý khi xây dựng quy chế phối hợp bảo đảm thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự
Ngoài việc dựa trên những văn bản pháp luật liên quan là Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, Thông tư liên tịch số 02/2016 thì trong quá trình xây dựng quy chế phối hợp, Viện kiểm sát phải bám sát các quy định của ngành, như: Quy chế số 364/2017; Quy định về hướng dẫn hoạt động của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa dân sự sơ thẩm ban hành kèm theo Quyết định số 458/QĐ-VKSTC ngày 04/10 2019 và những văn bản khác có liên quan.
Khi xây dựng quy chế phối hợp phải đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật nếu trên và theo hướng “mở rộng”, Viện kiểm sát có thể hỗ trợ Hội đồng xét xử công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh tại phiên tòa để làm rõ quá trình hỏi của Hội đồng xét xử, làm rõ nội dung vụ án, Hỗ trợ việc công bố lời khai của đương sự và người tham gia tố tụng khi vắng mặt tại phiên tòa kết hợp với trình chiếu tài liệu, chứng cứ băng hình ảnh giúp cho các đương sự tại phiên tòa nắm được nội dung, ý kiến của những người vắng mặt, trên cơ sở đó thực hiện quyền tranh luận, đối đáp phù hợp, đúng trọng tâm; đồng thời, Viện kiểm sát cũng có thể trình chiếu hình ảnh phục vụ cho quá trình hỏi của Viện kiểm sát (trình chiếu hình ảnh mà không phải công bố tài liệu, chứng cứ). Đặc biệt chú ý, khi xây dựng quy chế phối hợp phải mở rộng theo hướng Viện kiểm sát được trình bày bài phát biểu kết hợp với hình ảnh tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự. Việc kết hợp cách trình bày thông thường và trình chiếu hình ảnh (thông qua slide) sẽ giúp Hội đồng xét xử và những người tham gia tố tụng nắm bắt nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ các vấn đề mà đại diện Viện kiểm sát trình bày như việc đánh giá, phân tích, lập luận, viện dẫn căn cứ, Kiểm sát viên dễ dàng tạo ra những điểm nhấn trong bài phát biểu, mang lại hiệu ứng và tính thuyết phục cao. Qua đó, giúp cho công tác xét xử vụ án dân sự của Tòa án bảo đảm sự công khai, minh bạch, công bằng, chính xác.
Thông qua thực hiện quy trình số hóa, Viện kiểm sát huyện Kông Chro đã ban hành 01 kháng nghị phúc thẩm (tỉ lệ chấp nhận kháng nghị đạt 100%, vượt chỉ tiêu 10%), 03 kiến nghị yêu cầu khắc phục vi phạm (đạt 100% chỉ tiêu) và 03 kiến nghị phòng ngừa vi phạm và tội phạm phát sinh trong hoạt động tố tụng dân sự (Vượt 01 kiến nghị so với chỉ tiêu). Các kiến nghị của Viện kiểm sát đều được Tòa án và các cơ quan hữu quan chấp nhận, thực hiện nghiêm (vượt 10% so với chỉ tiêu); ban hành 07 yêu cầu xác minh, thu thập chứng cứ (đạt 100% chỉ tiêu) đối với Tòa án, các yêu cầu đều đảm bảo có căn cứ và đúng pháp luật, được Tòa án tiếp thu và thực hiện nghiêm.
Quy trình số hoá hồ sơ vụ án dân sự của VKSND huyện Kông Chro là sáng kiến kinh nghiệm được xếp loại xuất sắc theo kết quả công nhận của Hội đồng sáng kiến VKSND tỉnh Gia Lai năm 2021.
Hiện nay, ngành Kiểm sát nhân dân chưa có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về quy trình, cách thức phối hợp số hóa hồ sơ trong kiểm sát giải quyết án dân sự, dẫn đến thực tiễn thực hiện công tác này vẫn chưa có sự thống nhất.
Từ những kết quả đạt được, tác giả chia sẻ quy trình, cách thức phối hợp số hóa hồ sơ vụ án dân sự được thực hiện ở cấp sơ thẩm, nhằm góp phần quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân theo Chỉ thị số 03/CTVKSTC ngày 17/5/2021 của Viện trưởng VKSND tối cao.
Trên cơ sở quy định của Hiến pháp năm 2013, Luật tổ chức VKSND năm 2014, Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) năm 2015, Quy chế công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự ban hành kèm theo Quyết định số 364/QĐ-VKSTC ngày 02/10/2017 của Viện trưởng Viện KSND tối cao (Quy chế số 364/2017); Quy định về hướng dẫn hoạt động của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa dân sự sơ thẩm, ban hành kèm theo Quyết định số 458/QĐ-VKSTC ngày 04/10/2019 của Viện trưởng VKSND tối cao; Chỉ thị công tác năm 2021 của ngành; Kế hoạch công tác năm 2021 của VKSND tỉnh Gia Lai và các văn bản liên quan (Quy chế phối hợp mà Viện kiểm sát đã ký kết cùng Tòa án), đồng thời, qua nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn công tác kiểm sát việc giải quyết vụ việc dân sự, đơn vị đã xây dựng Quy trình số hóa hồ sơ vụ án dân sự với các nội dung sau:
1. Quy trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm sát, giải quyết án dân sự sơ thẩm
Bước 1: Kiểm sát chặt chẽ về thời hạn gửi các thông báo thụ lý, thời hạn khởi kiện vụ án, thời hạn chuẩn bị xét xử, thời hạn mở phiên tòa, bản án, quyết định thông qua số điện tử được thiết lập trên nền tảng Microsoft Excel.
Qua hơn 02 năm triển khai, sử dụng, “Sổ điện tử theo dõi, quản lý, kiểm sát giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình” đã mang lại nhiều lợi ích, nhất là góp phần nâng cao công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành. Đồng thời, trong quá trình kiểm sát việc giải quyết các vụ án, Kiểm sát viên luôn bám sát tiến độ giải quyết án thông qua sổ điện tử; kịp thời phát hiện vi phạm trong quá trình giải quyết vụ án để báo cáo lãnh đạo đơn vị thực hiện quyền yêu cầu, kiến nghị, kháng nghị, góp phần nâng cao vị trí, vai trò, trách nhiệm của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa (thông qua việc xem xét trực tiếp những tài liệu đã được “số hóa” sau đó sử dụng chức năng Insert/Hyperlink các tài liệu vào trực tiếp sổ điện tử).
Kiểm sát chặt chẽ những yêu cầu xác minh thu thập chứng cứ của Viện kiểm sát trong quá trình kiểm sát giải quyết vụ án dân sự để đôn đốc kịp thời (các tài liệu về những vấn đề yêu cầu xác minh đều được “số hóa” và lưu trực tiếp vào sổ điện tử).
Đối với công tác lưu trữ, việc khai thác hồ sơ số hóa có thể thay thế hoàn toàn phương pháp lưu trữ, khai thác truyền thống do không gian lưu trữ được phân loại, sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, theo dõi, tính toán và truy xuất dữ liệu của bảng tính một cách nhanh chóng khi cần thiết, thời gian tồn tại lâu dài, tạo ra hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất trong việc tổng hợp báo cáo số liệu.
Bước 2: Trích cứu hồ sơ điện tử, dự thảo những văn bản cần thiết
Ngay khi tiếp cận hồ sơ chính do Tòa án chuyển sang, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, Chuyên viên được phân công nghiên cứu kỹ đơn khởi kiện để xác định tính hợp pháp, nội dung của việc khởi kiện, xây dựng định hướng cho việc trích cứu điện tử, lập hồ sơ kiểm sát điện tử.
Trước hết, bản trích cứu điện tử cần trích tóm tắt loại vụ việc, quan hệ pháp luật tranh chấp, đương sự, chứng cứ chứng minh do đương sự cung cấp và quá trình thụ lý sơ thẩm để có cái nhìn tổng quát về hồ sơ vụ án. Sau đó, đi sâu vào trích hồ sơ theo từng đối tượng: Nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan (nếu có); ý kiến khác của người làm chứng, cơ quan tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có); tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập. Bản trích cứu điện tử thể hiện một bên là ý kiến, lời trình bày của đương sự, bên kia là chứng cứ chứng minh và bút lục kèm theo. Khi trích cứu điện tử phải trích đầy đủ những nội dung chủ yếu, cần thiết, có thể trích tóm tắt hoặc trích nguyên văn nhưng phải đảm bảo đủ ý và phải bảo đảm tính trung thực, khách quan. Những nội dung trích quan trọng cần phải được đánh dấu, làm nổi bật và tạo mục lục, dẫn liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink. Việc trích cứu điện tử trong điều kiện hiện nay cần được trích bằng dữ liệu Excel (sau đó in ra) để thể hiện rõ ràng, dễ theo dõi, mặt khác còn tận dụng dữ liệu này làm báo cáo duyệt án và bài phát biểu.
Bước 3: Số hóa hồ sơ tài liệu, chứng cứ cần thiết để xây dựng hồ sơ kiểm sát điện tử
Việc trích cứu điện tử là để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết án, tránh sao chụp quá nhiều tài liệu, chứng cứ. Thông thường, chỉ trích cứu những nội dung cơ bản, không trích cứu hết được toàn bộ tài liệu, chứng cứ (ví dụ như trích lục bản đồ địa chính, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy mượn tiền...), ngoài ra, có thể có sự khác nhau giữa người xây dựng hồ sơ kiểm sát và Kiểm sát viên tham gia xét xử trong việc đánh giá tài liệu, chứng cứ, nên cần số hóa những loại tài liệu, chứng cứ cần thiết kèm theo để bản trích cứu điện tử khách quan, toàn diện và chính xác.
Để tránh trùng lặp, khi số hóa hồ sơ hay lập hồ sơ kiểm sát cần lưu ý photocopy hoặc scan theo từng nhóm như sau:
Nhóm 1: Di chúc, giấy thỏa thuận, hợp đồng, giấy vay mượn tài sản, biên bản đối chiếu công nợ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, bản vẽ, sơ đồ.
Nhóm 2: Các tài liệu giám định, định giá, xem xét thẩm định tại chỗ, đối chất, lời khai, tường trình của đương sự.
Lưu ý, đối với loại chứng cứ điện tử như tập tin ghi âm, ghi hình, hình ảnh... thì Kiểm sát viên cần sao chép ngay vào hồ sơ điện tử, chỉ in ra giấy (hình ảnh) hoặc lưu trữ bằng USB hoặc đĩa DVD để đưa vào hồ sơ kiểm sát khi thật sự cần thiết.
Bước 4: Xây dựng báo cáo điện tử báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ và đề xuất giải quyết vụ việc dân sự
Sau khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, ngoài việc Kiểm sát viên xây dựng báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ vụ án theo cách thông thường quy định tại Điều 20 Quy chế số 364/2017, thì kèm theo đó là báo cáo điện tử về kết quả nghiên cứu hồ sơ và đề xuất giải quyết vụ, việc dân sự.
Về hình thức: Báo cáo điện tử đề xuất giải quyết vụ án dân sự của Kiểm sát viên rất ngắn gọn, thực tế chỉ là báo cáo tóm tắt của báo cáo đề xuất giải quyết vụ án dân sự thông thường, chỉ khác là được đánh dấu, làm nổi bật những nội dung trọng tâm, khó khăn, vướng mắc và kèm theo mục lục; dẫn, liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink (vì vậy hoàn toàn có thể xây dựng trên nền tảng Microsoft word hoặc Microsoft excel)
Về nội dung. Tóm tắt và làm rõ các nội dung sau: Yêu cầu của nguyên đơn, tài liệu, chứng cứ do nguyên đơn xuất trình; quan điểm của bị đơn, tài liệu, chứng cứ do bị đơn xuất trình, quan điểm và tài liệu, chứng cứ do người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan xuất trình (nếu có); tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập hoặc do Viện kiểm sát yêu cầu Tòa án xác minh, thu thập.
Nhận xét, đánh giá, ý kiến đề xuất của người nghiên cứu đối với vụ án về tố tụng, việc thu thập, đánh giá tài liệu, chứng cứ, về áp dụng pháp luật; đường lối giải quyết vụ án.
Bước 5: Soạn thảo bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự “thông qua hình ảnh”.
Bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử sơ thẩm vụ án dân sự “thông qua hình ảnh” thực tế là việc tóm tắt các luận cứ trình bày thông qua trình chiếu slide kết hợp các hình ảnh (tài liệu hồ sơ vụ án) trên nền tảng Microsoft powerpoint. Đó là phương thức kiểm sát “mới” có ý nghĩa góp phần bảo đảm chất lượng, hiệu quả công tác kiểm sát.
Để xây dựng bài phát biểu ý kiến của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, trước hết, Kiểm sát viên phải nắm chắc các quy định của BLTTDS năm 2015 và các văn bản hướng dẫn như Thông từ liên tịch số 02/2016/TTLT-VKSNDTC-TANDTC ngày 31/8/2016 quy định việc phối hợp giữa VKSND và Tòa án nhân dân trong việc thi hành một số quy định của BLTTDS (Thông tư liên tịch số 02/2016); Hướng dẫn số 20/HD-VKSTC ngày 23/02/2021 hướng dẫn hoạt động phát biểu của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa xét xử vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động. Khi xây dựng bài phát biểu của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, Kiểm sát viên cần lưu ý.
(1) Phần mở đầu, tóm tắt được các vấn đề như: Viện kiểm sát tham gia tố tụng, căn cứ pháp luật khi thực hiện thẩm quyền này, tên vụ việc tranh chấp, nội dung yêu cầu, số hiệu văn bản và ngày tháng, năm ban hành,... họ tên, địa chỉ của đương sự và những người tham gia tố tụng khác.
(2) Phần kiểm sát việc tuân theo pháp luật: Tóm tắt việc tuân thủ pháp luật của từng đối tượng. Tóm tắt nội dung về vụ việc tranh chấp hay yêu cầu nhưng phải bảo đảm đầy đủ và chính xác. Cùng với việc phản ánh nội dung tranh chấp, yêu cầu theo sự trình bày của các đương sự, theo tài liệu, chứng cứ do đương sự xuất trình, trình bày của những người tham gia tố tụng khác, Kiểm sát viên phải nêu tóm tắt yêu cầu cụ thể mà các đương sự mong muốn Tòa án giải quyết.
(3) Phần quan điểm của Viện kiểm sát, đây là phần đặc biệt quan trọng trong bài phát biểu ý kiến của Kiểm sát viên, thể hiện chất lượng, hiệu quả công tác kiểm sát giải quyết các vụ việc dân sự từ khi nghiên cứu hồ sơ đến khi vụ việc được giải quyết tại phiên tòa. Do vậy, khi soạn thảo phần này, Kiểm sát viên cần lưu ý những vấn đề sau: (i) Tóm tắt những thiếu sót, vi phạm (nếu có) của Tòa án trong quá trình tiến hành thủ tục tố tụng để giải quyết vụ việc dân sự; (ii) Tóm tắt những vấn đề cần phải làm rõ trong vụ việc, các tình tiết của vụ việc dân sự cần được chứng minh và những hình ảnh (được scan từ tài liệu hồ sơ) để làm rõ những vấn đề này; (ii) Tóm tắt, đánh giá kết quả hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ, xây dựng hồ sơ của Tòa án, tài liệu, chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ đã đầy đủ để bảo đảm có thể giải quyết được vụ việc tranh chấp, yêu cầu hay chưa; (iii) Tóm tắt phân tích, lập luận để đưa ra đường lối, quan điểm giải quyết vụ việc dân sự của Viện kiểm sát.
Bên cạnh đó, cần chú ý việc sử dụng hai kiểu chữ cho bài trình chiếu, nên chọn kiểu chữ rõ ràng và dễ đọc (như kiểu chữ Roman hoặc Gothic) cỡ chữ không nên nhỏ hơn 22pt; không nên nhập quá nhiều ký tự cho một slide; chỉ gạch đầu đồng các ý chính, nên sử dụng từ 6 - 10 dòng trên 1 slide; sử dụng hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ... để minh họa, tăng hiệu quả đối với người xem; sử dụng chữ hoa cho các từ khóa (keyword) muốn nhấn mạnh.
Bước 6: Bố cục, thứ tự sắp xếp hồ sơ kiểm sát điện tử.
Trên cơ sở những tài liệu, chứng cứ được scan hoặc được cung cấp, Kiểm sát viên phải sắp xếp tài liệu, chứng cứ đã số hóa theo từng thư mục để phục vụ tốt việc tham gia phiên tòa, theo từng đương sự, Tòa án, cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan (như Ủy ban nhân dân, cơ quan giám định...), khi sắp xếp cần phải tạo mục lục, dẫn, liên kết đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp - Hyperlink. Cụ thể:
Nhóm 1: Dự thảo phát biểu của Kiểm sát viên bằng hình ảnh, bản trích cứu hồ sơ điện tử, dự kiến những câu hỏi cần làm rõ tại phiên tòa (loại tài liệu này phải để thư mục đầu tiên, để khi tham gia phiên tòa mở hồ sơ điện tử ra là có ngay, để Kiểm sát viên chủ động kiểm sát tại phiên tòa và phát biểu quan điểm); nhóm 2: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do nguyên đơn cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 3: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do bị đơn cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 4: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cung cấp và làm việc với Tòa án; nhóm 5: Các tài liệu, chứng cứ đã số hóa do Tòa án tiến hành hoặc thu thập (như biên bản hòa giải, biên bản xác minh...); nhóm 6: Các tài liệu giám định, định giá tài sản (đã số hóa); nhóm 7: Các tài liệu, chứng cứ do cá nhân, cơ quan, tổ chức khác cung cấp (đã số hóa); nhóm 8: Những tài liệu, chứng cứ cần thiết khác (đã số hóa); nhóm 9: Những tài liệu, chứng cứ bổ sung (nếu có), thực tế thường phát sinh gần ngày xét xử hoặc tại phiên tòa như văn bản ủy quyền, đơn xin xét xử vắng mặt, đơn xin hoãn phiên tòa, chứng cứ mới...; nhóm 10: Bài phát biểu của Kiểm sát viên tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự “thông qua hình ảnh” (có thể tạo một sheet riêng sau đó sử dụng chức năng Hyperlink để liên kết); nhóm 11: Báo cáo duyệt án điện tử do Kiểm sát viên tham gia xét xử báo cáo lãnh đạo Viện (có thể tạo một sheet riêng sau đó sử dụng chức năng Hyperlink để liên kết) nhóm 12. Ghi chép diễn biến phiên toà sơ thẩm. Lưu ý những lần hoãn xét xử theo tố tụng cũng phải được thể hiện rõ lý do, căn cứ, hoãn lần thứ mấy để làm cơ sở cho lần tiếp theo Kiểm sát viên tham gia phiên tòa phát biểu về tố tụng.
Lưu ý, khi lập hồ sơ điện tử nên lập trên excel theo trình tự bản trích cứu, tải liệu đã số hóa... theo các nhóm trên và có sự bổ sung, thực hiện biên tập (cắt, nối, chỉnh sửa file) phù hợp với đề cương xét hỏi, bản dự kiến tình huống có thể phát sinh tại phiên tòa khi xét hỏi, phát biểu quan điểm. Nên tạo mục lục hoặc đề cương hồ sơ điện tử, dẫn và thực hiện việc liên kết (Hyperlink) giữa đề cương hoặc mục lục đến dữ liệu đã số hóa, đã biên tập và đã chuẩn bị hoặc đã đưa vào dự kiến để trình chiếu, công bố.
Bước 7: Các thao tác nghiệp vụ tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự có ứng dụng công nghệ thông tin.
Việc hỗ trợ công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh giúp Hội đồng xét xử và trình chiếu “hình ảnh” tại phiên tòa phục vụ cho việc hỏi của Kiểm sát viên được thực hiện thời điểm nào, trường hợp nào, tùy thuộc vào từng vụ án, từng tình huống phát sinh trong quá trình xét hỏi của Hội đồng xét xử và Kiểm sát viên. Đối với bài phát biểu của Kiểm sát viên thông qua hình ảnh thì trình chiếu song song với việc đọc bài phát biểu và hoạt động này được Kiểm sát viên thực hiện ở phần “tranh tụng tại phiên tòa” quy định tại Mục 3 Chương XIV - Phiên tỏa sơ thẩm của BLTTDS năm 2015.
2. Một số lưu ý khi xây dựng quy chế phối hợp bảo đảm thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự
Ngoài việc dựa trên những văn bản pháp luật liên quan là Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, Thông tư liên tịch số 02/2016 thì trong quá trình xây dựng quy chế phối hợp, Viện kiểm sát phải bám sát các quy định của ngành, như: Quy chế số 364/2017; Quy định về hướng dẫn hoạt động của Kiểm sát viên tham gia phiên tòa dân sự sơ thẩm ban hành kèm theo Quyết định số 458/QĐ-VKSTC ngày 04/10 2019 và những văn bản khác có liên quan.
Khi xây dựng quy chế phối hợp phải đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật nếu trên và theo hướng “mở rộng”, Viện kiểm sát có thể hỗ trợ Hội đồng xét xử công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh tại phiên tòa để làm rõ quá trình hỏi của Hội đồng xét xử, làm rõ nội dung vụ án, Hỗ trợ việc công bố lời khai của đương sự và người tham gia tố tụng khi vắng mặt tại phiên tòa kết hợp với trình chiếu tài liệu, chứng cứ băng hình ảnh giúp cho các đương sự tại phiên tòa nắm được nội dung, ý kiến của những người vắng mặt, trên cơ sở đó thực hiện quyền tranh luận, đối đáp phù hợp, đúng trọng tâm; đồng thời, Viện kiểm sát cũng có thể trình chiếu hình ảnh phục vụ cho quá trình hỏi của Viện kiểm sát (trình chiếu hình ảnh mà không phải công bố tài liệu, chứng cứ). Đặc biệt chú ý, khi xây dựng quy chế phối hợp phải mở rộng theo hướng Viện kiểm sát được trình bày bài phát biểu kết hợp với hình ảnh tại phiên tòa xét xử vụ án dân sự. Việc kết hợp cách trình bày thông thường và trình chiếu hình ảnh (thông qua slide) sẽ giúp Hội đồng xét xử và những người tham gia tố tụng nắm bắt nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ các vấn đề mà đại diện Viện kiểm sát trình bày như việc đánh giá, phân tích, lập luận, viện dẫn căn cứ, Kiểm sát viên dễ dàng tạo ra những điểm nhấn trong bài phát biểu, mang lại hiệu ứng và tính thuyết phục cao. Qua đó, giúp cho công tác xét xử vụ án dân sự của Tòa án bảo đảm sự công khai, minh bạch, công bằng, chính xác.