Đề xuất một số giải pháp xây dựng danh mục hồ sơ hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ

Nội dung công tác này bao gồm các việc quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, theo từng vấn đề từng sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học. Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ. Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. Như vậy, việc lập Danh mục hồ sơ (sau đây viết tắt là DMHS) hàng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt động của cơ quan. Có thể nói nếu không có DMHS thì việc nắm bắt công việc, những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của Lãnh đạo cơ quan sẽ bị hạn chế rất nhiều. Nếu thiếu DMHS thì việc lập hồ sơ hiện hành cũng không thuận lợi, chất lượng hồ sơ không cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, xác định nguồn tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều. Từ đó nhận thấy việc xây dựng DMHS tại cơ quan rất cần thiết.

Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan cần căn cứ vào: Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ; Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian.

Như vậy, căn cứ để xây dựng DMHS đối với cơ quan, đơn vị là: Căn cứ pháp lý: Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị hàng năm. Căn cứ thực tế: Kế hoạch hoạt động hàng năm; Thành phần, số lượng hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Có hai phương pháp xây dựng DMHS:

Phương pháp 1: xây dựng bố cục bảng kê DMHS. Thông thường có 2 cách xây dựng bố cục bảng kê DMHS là theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề.
Theo cơ cấu tổ chức: là căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan; sau đó sắp xếp thứ tự các đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan.
Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, đơn vị để phân chia ra các vấn đề, các mặt hoạt động của cơ quan.

Phương pháp 2: Dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị, người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.

Cách xây dựng DMHS: có hai cách

Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến DMHS cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức xét duyệt và ký ban hành.

Cách thứ hai: Từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao và chương trình công tác của đơn vị trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị thành bản DMHS của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp cơ quan, đơn vị tổng hợp thành bản DMHS của cơ quan trình lãnh đạo cơ quan xét duyệt và ký ban hành.

Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong DMHS của cơ quan, đơn vị.
Với cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các phòng, bộ phận được phân định rõ ràng; đồng thời nếu số lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị tương đối lớn, thì phương án phân loại trong DMHS theo cơ cấu tổ chức.
Phân loại DMHS theo cơ cấu tổ chức là lấy các bộ phận chức năng thuộc cơ quan, đơn vị đã được thành lập làm đề mục lớn trong DMHS.
Khi phân loại DMHS theo cơ cấu tổ chức thì bảng danh mục này sẽ mang đến những ưu điểm:
-Phản ánh một cách khái quát chức năng, nhiệm vụ của các phòng thuộc cơ quan.
-Phản ánh hoạt động của các phòng khi nộp xuống lưu trữ còn giúp cán bộ lưu trữ không mất nhiều thời gian để chỉnh lý tài liệu.
Phân loại DMHS theo cơ cấu tổ chức còn giúp cho cán bộ, chuyên viên của các phòng xây dựng DMHS hàng năm dễ dàng và sử dụng có hiệu quả.

Dự kiến hồ sơ cần lập và đặt tiêu đề hồ sơ
Đây là phần quan trọng nhất trong DMHS bởi nó quyết định chất lượng của hồ sơ được lập. Đây là công đoạn thứ hai trong quy trình lập DMHS sau khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong DMHS.
Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ, vì tài liệu của các đơn vị đều nộp vào lưu trữ rồi mới tiến hành phân loại, lập hồ sơ. Điều này dẫn đến khó khăn không nhỏ cho cán bộ lưu trữ. Tuy họ là người trực tiếp lập DMHS nhưng không am hiểu nhiều về chuyên môn, không nắm được quá trình hình thành tài liệu bởi họ không trực tiếp giải quyết công việc và sản sinh ra tài liệu. từ thực tế cho thấy, việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ cần có sự phối hợp giữa cán bộ lập hồ sơ và cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị được lập đạt chất lượng.
Những hồ sơ cần lập trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế của cơ quan.
Những tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự, từ tiêu đề hồ sơ đến những công việc chung, đến những tiêu đề hồ sơ mang tính cụ thể từng công việc.
Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ phải vận dụng linh hoạt các đặc trưng. Việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện quan trọng để viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung hồ sơ.
Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ hay xác định giá trị của hồ sơ là một công việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ vì họ không trực tiếp giải quyết công việc đó.
Thông thường thì hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm của đơn vị sẽ có thời hạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh những vấn đề khác.
Đánh số thứ tự cho đề mục và hồ sơ. Đây là một công việc bắt buộc trong quy trình xây dựng DMHS.
+ Ghi số ký hiệu đề mục và hồ sơ là để cố định các vị trí các đề mục và từng hồ sơ trong DMHS. Tránh tình trạng nội dung của bản DMHS bị đảo lộn, phá vỡ logic hình thành củ tài liệu.
+ Số và ký hiệu trong DMHS còn giúp cho cán bộ lưu trữ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc lập hồ sơ.
+ Ghi số và ký hiệu trong DMHS còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu được thuận tiện nhanh chóng.
Nguyên tắc ghi số và ký hiệu đề mục và hồ sơ:
+ Đảm bảo khoa học thống nhất, ngắn gọn, dễ nhớ, phù hợp với thực tế và không được trùng lặp.
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; phần chữ là chữ viết tắt tên các phòng, bộ phận có hồ sơ được lập.
 Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập;
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
           Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01;
           Số hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Quy trình xây dựng ban hành quản lý DMHS

          Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà áp dụng một trong hai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây:
          -Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổ chức về dự thảo danh mục hồ sơ.
          - Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành.
          Danh mục hồ sơ đã được Lãnh đạo phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Lãnh đạo phòng giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ.
          Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đi, đến
          Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.
          Văn phòng sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong cơ quan một bản để thực hiện.
          Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm, văn thư đối với các tập lưu công văn đi)
    
Một số điểm cần lưu ý:

          -Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nên có thể có trường hợp chưa sát với thực tế, vì vậy trong quá trình giải quyết công việc nếu có những vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung ngay vào danh mục (trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để dự phòng)
          -Cuối năm nếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng trong thực tế không thực hiện công việc, không lập được hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: không hình thành hồ sơ.
          -Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong, chưa kết thúc hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm sau.

          Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực trong công tác lập hồ sơ. Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong cơ quan thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm đều có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn.