Quy trình thực hiện “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự”.

Công tác hồ sơ vụ án hình sự trong thời gian qua chưa được số hóa và việc ứng dụng công nghệ thông tin để tiến hành số hóa hồ sơ đang là yêu cầu tất yếu của quá trình cải cách tư pháp, nâng cao chất lượng tranh tụng tại phiên tòa xét xử vụ án hình sự.

Các tác giả đã xây dựng Quy trình của việc số hóa hồ sơ vụ án hình sự với 5 bước cơ bản. Từng bước có mô tả chi tiết các thao tác nghiệp vụ cần thiết và các phương tiện, trang thiết bị cần thiết cho việc số hóa hồ sơ vụ án hình sự (Cụ thể được nêu chi tiết tại Quy trình kèm theo đơn này).

Các điều kiện cần thiết để áp dụng “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự”: Một số nội dung đề xuất cần có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện kiểm sát, Lãnh đạo Phòng 2 và sự phối hợp của các đơn vị có liên quan, đồng thời ứng dụng các phần mềm, tiện ích công nghệ thông tin để thực hiện, bao gồm: Máy tính, máy in, máy photocopy, máy Scan; máy chiếu; các phần mềm chuyển đổi, cắt ghép file word, PDF, ảnh, video, âm thanh…
Về lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng việc “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự”:
+ Về nghiệp vụ: Việc đề ra giải pháp và tổ chức thực hiện đã tăng cường được trách nhiệm công tố của Viện kiểm sát trong hoạt động điều tra, truy tố xét xử; chống oan, sai hoặc bỏ lọt tội phạm; nâng cao bản lĩnh, trách nhiệm và kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng tranh tụng của Kiểm sát viên…
+ Về chi phí: Tiết kiệm một số chi phí photocopy tài liệu; chi phí mực in, giấy in…
+ Về lưu trữ: Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiệm diện tích lưu trữ và chi phí lưu trữ và phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ.
         
Quy trình thực hiện “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” cụ thể như sau:

1.Mục đích và yêu cầu

Thực hiện Chỉ thị của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao trong việc   triển khai thực hiện việc “số hóa hồ sơ vụ án” và công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh tại phiên tòa để bảo đảm sự thuyết phục trong quá trình xét hỏi và tranh tụng tại phiên tòa và đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành.
         
Mục đích của “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” là để tiện cho người tiến hành tố tụng có thể nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; Gọn nhẹ và phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng tại Tòa bảo đảm khách quan, chính xác và thuyết phục cao.Thuận lợi cho việc sắp xếp các tài liệu chứng cứ buộc tội và gỡ tội đối với từng bị can, bị cáo (có thể tạo ra từng thư mục riêng về chứng cứ buộc tội và gỡ tội với từng bị can, bị cáo để thuận tiện việc truy xuất, nghiên cứu, báo cáo và theo dõi, tranh tụng, Cáo trạng, Luận tội. Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiệm diện tích lưu trữ và chi phí lưu trữ và phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ. Đấu tranh có hiệu quả đối với các loại tội phạm, chống oan sai, chống bỏ lọt tội phạm.
         
Qua đó, đào tạo nâng cao kỹ năng trình độ của Kiểm sát viên trong công tác thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra, kiểm sát xét xử các vụ án hình sự. Nâng cao kỹ năng tranh tụng tại phiên tòa của Kiểm sát viên.
         
2. Thực trạng thực hiện việc số hóa hồ sơ vụ án hình sự: Năm 2019, toàn ngành Kiểm sát nhân dân đang từng bước thực hiện số hóa hồ sơ theo chỉ đạo của Viện trưởng Viện KSND tối cao. Hiện nay, tại Viện KSND tỉnh Gia Lai đang nghiên cứu thực hiện việc số hóa hồ sơ vụ án hình sự.
         
3. Quy trình thực hiện
         
3.1. Trang thiết bị và phượng tiện cần thiết thực hiện.
- Máy tính, máy chụp tài liệu (Scan hoặc máy photocopy).
- Hồ sơ vụ án được chuẩn bị cho việc số hóa hồ sơ.
- Các thiết bị, phương tiện cần thiết khác. Ví dụ: máy ảnh, máy quay.
         
3.2. Quy trình thực hiện
- Bước 1: Công tác chuẩn bị:
+ Kiểm sát viên được phân công kiểm sát điều tra, kiểm sát xét xử đối với vụ án tiến hành thực hiện trích hồ sơ bằng bản trích cứu (theo Quy chế của ngành).
 + Chuẩn bị tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án để tiến hành sao chụp.
+ Dự kiến các tình huống để thiết lập hồ sơ điện tử, phục vụ tốt cho công tác xét xử, tranh tụng tại phiên tòa.
- Bước 2: Thực hiện số hóa hồ sơ (Scan, sao chụp văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ….theo định dạng PDF hoặc các định dạng ảnh, file video hoặc file âm thanh) theo trình tự bản cứu đã được trích cứu tại Bước 1.
+ Phần thứ nhất: Các tài liệu liên quan đến các Quyết định tố tụng của Cơ quan tiến hành tố tụng như: Quyết định khởi tố vụ án, Quyết định phân công ĐTV, KSV kiểm sát điều tra; Quyết định khởi tố bị can; Quyết định nhập, tách vụ án (nếu có); Bản kết luận điều tra; Các Thông báo, Quyết định liên quan đến cử người bào chữa cho bị can….
+ Phần thứ hai: Tài liệu, chứng cứ về hiện trường, sơ đồ, bản ảnh, biên bản thu giữ các công cụ phương tiện, thực hiện hành vi phạm tội, tử thi. Tùy vào từng vụ án khác nhau mà Kiểm sát viên thực hiện số hóa theo từng vụ án cụ thể.

Ví dụ: Đối với vụ án “Giết người” cần số hóa các tài liệu: Biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản thu giữ công cụ, phương tiện gây án; biên bản thực nghiệm điều tra; sơ đồ hiện trường, bản ảnh về hiện trường và tử thi…
Hoặc đối với vụ án “Đánh bạc” cần số hóa các tài liệu để chứng minh hành vi phạm tội như: Biên bản khám nghiệm hiện trường; biên bản thu giữ  tiền, tang vật tại chiếu bạc; số tiền thu giữ trong người các đối tượng đánh bạc; các đồ vật tài sản khác để xác định có liên quan; dụng cụ, công cụ đánh bạc.
+ Phần thứ ba: Tài liệu liên quan đến bị can gồm: Lý lịch bị can, các quyết định tố tụng đối với bị can; bản tự khai, biên bản ghi lời khai và biên bản hỏi cung bị can; các chứng cứ, xác định nhân thân của bị can.
+ Phần thứ tư: Tài liệu chứng cứ liên quan đến bị hại; lý lịch bị hại (nếu có); các quyết định trưng cầu giám định (tử thi; thương tích; tình dục); Kết luận giám định (tử thi; thương tích; tình dục); yêu cầu định giá tài sản; kết luận định giá; biên bản ghi lời khai của bị hại; lời khai đại diện hợp pháp của bị hại.
+ Phần thứ năm: Tài liệu liên quan đến lời khai của các nhân chứng; biên bản ghi lời khai.
+ Phần thứ sáu: Tài liệu lời khai của người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến vụ án.
+ Phần thứ bảy: Các tài liệu khác liên quan đến vụ án như các Biên bản xác minh các đối tượng khác có liên quan  đến vụ án; Các giấy tờ chứng minh về vấn dân sự và bồi thường dân sự.
         
- Bước 3: Tiến hành số hóa những văn bản tố tụng, chứng cứ do Viện kiểm sát ban hành và thu thập. Bao gồm: Các Quyết định; Lệnh; Cáo trạng; Các văn bản giao nhận các văn bản tố tụng của Viện kiểm sát
         
- Bước 4: Lập hồ sơ điện tử trên Power Point theo trình tự bản cứu đã được lập tại bước 2 và có sự bổ sung phù hợp những tài liệu đã được số hóa ở bước 3. Tạo dẫn và thực hiện việc liên kết giữa đề cương (Hyperlink) đến dữ liệu đã Scan để trình chiếu.
         
- Bước 5: Các thao tác nghiệp vụ tại phiên tòa xét xử theo phương pháp số hóa hồ sơ. Điển hình như:
+ Khi Kiểm sát viên công bố Cáo trạng thì đồng thời trình chiếu bản Cáo trạng đã được số hóa lên màn hình chiếu cho tất cả những người có mặt tại phiên tòa biết và theo dõi.
+ Trình chiếu bản ảnh các tài liệu, chứng cứ, lời khai…. trong quá trình xét xét hỏi, tranh luận, sau khi được Hội đồng xét xử cho công bố.
+ Trường hợp tại phiên tòa bị cáo thay đổi, phủ nhận lời khai đã khai trước đó hoặc phát sinh nội dung mới cần phải đối chất, đối chiếu với những lời khai trước để xác định sự thật khách quan hoặc trường hợp bị cáo cho rằng bị mớm cung, dùng nhục hình trong quá trình lấy lời khai tại Cơ quan điều tra thì Kiểm sát viên đề nghị Hội đồng xét xử cho chiếu đoạn phim, Clip hoặc đoạn ghi âm đối với bị cáo trong quá trình điều tra.
+ Trong quá trình luận tội, Kiểm sát viên đồng thời cho chiếu những tình tiết, nội dung, căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh bị cáo có tội.
+ Trong quá trình tranh luận với Luật sư, bị cáo và những người khác để bảo vệ Cáo trạng, quan điểm của Viện kiểm sát và làm rõ những nội dung tranh luận, để xác định sự thật khách quan của vụ án, cùng với việc đối đáp tranh luận, Kiểm sát viên sẽ công bố và trình chiếu công khai các tài liệu, chứng cứ, căn cứ pháp lý có liên quan…