Sáng kiến: Giải pháp nâng cao hiệu quả Quản lý án dân sự, Quản lý án hình sự trên phần mềm trong Ngành kiểm sát nhân dân trên địa bàn tỉnh Gia Lai

Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến:
          - Cơ sở lý luận: Chỉ thị số 06/CT-VKSTC ngày 05/11/2012 của Viện trưởng VKSND tối cao về tăng cường công tác thống kê và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Kiểm sát nhân dân; Quyết định số 564/QĐ-VKSTC ngày 24/11/2014 “Về việc áp dụng phần mềm Hệ thống thông tin quản lý và thống kê án hình sự trong ngành Kiểm sát nhân dân”; Năm 2016 VKSND tối cao tiếp tục xây dựng và triển khai thực hiện “Phần mềm thống kê án dân sự trong ngành Kiểm sát nhân dân”. Hàng năm, trong Chỉ thị công tác của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao đều yêu cầu nghiêm túc thực hiện công tác này, nhưng nhiều địa phương, các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Gia Lai chưa thực hiện nghiêm túc, hiệu quả cập nhật án vào phần mềm còn thấp.
          - Cơ sở thực tiễn:
+ Trong các năm từ 2015 đến nay, mặc dù Viện trưởng VKSND tỉnh Gia Lai trong kế hoạch công tác năm đều xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, Lãnh đạo VKSND tỉnh, các Phòng nghiệp vụ và Phòng Công nghệ thông tin liên tiếp có văn bản chỉ đạo, yêu cầu phải nghiêm túc thực hiện, xem là tiêu chí đánh giá phân loại... tuy nhiên hiệu quả thực hiện là chưa cao. Tại Công văn 337/VKS-TK ngày 03/5/2018 của Phòng Thống kê VKSND tỉnh thì chỉ riêng trong năm 2017 đã ban hành 04 thông báo rút kinh nghiệm về việc nhập án vào phần mềm nhưng theo Công văn số 34/CV-VKS ngày 07/5/2018 của Phòng 9 thì đến ngày 18/4/2018 kết quả cập nhật án dân sự tỉnh Gia Lai chỉ đạt 40,51% (xếp thứ 61/63 tỉnh); Cũng theo thông báo của Phòng 7 thì nhiều đơn vị cấp huyện không cập nhật án hình sự có kháng cáo, kháng nghị và chuyển lên Phòng 7 đầy đủ. Do đó, cùng với các giải pháp hành chính đã thực hiện, cũng như một số giải pháp mà Chuyên đề của Phòng thống kê đã đề ra thì cần thiết có một giải pháp hữu hiệu mang tính ràng buộc cao hơn để nâng cao hiệu quả việc nhập án và quản lý án nhập.
+ Cũng theo Công văn số 34 ngày 07/5/2018 của Phòng 9 thì nhiều địa phương trong tỉnh đã nhập án nhưng do cách đặt tên không thống nhất, không ghi rõ tên nguyên đơn và bị đơn mà chỉ ghi quan hệ tranh chấp, gây khó khăn cho công tác nhận án của Phòng 9. Qua kiểm tra thực tế có những vụ án huyện Ia Grai đã nhập, đã chuyển Phòng 9 nhưng không truy nhập được là do không nhập chính xác tuyệt đối tên vụ án, quan hệ tranh chấp, tên các bên đương sự; Đối với án hình sự, Phòng 7 cung cấp danh sách thì đơn vị Ia Grai có 07 vụ chưa chuyển lên phòng khi theo quy định, tuy nhiên qua kiểm tra tại đơn vị thì chỉ có 04 vụ là chưa chuyển, còn 03 vụ đã nhập và chuyển từ năm 2017 nhưng Phòng 7 không nhập đúng chính xác tên vụ án nên không tìm thấy vụ án đã chuyển đến.

Tiến hành thực nghiệm tại đơn vị huyện Ia Grai, chúng tôi tiến hành đăng nhập phần mềm quản lý án dân sự, quản lý án hình sự, sau đó tiến hành nhập Mã số vụ án của các vụ án đã được nhập thông tin vào phần mềm (mà không cần nhập tên vụ án, quan hệ pháp luật hoặc bất kỳ thông tin nào khác) đối với các vụ án mà Phòng 7, 9 cung cấp danh sách hoặc bất kỳ vụ án nào đã nhập thì kết quả 100% các vụ đều truy xuất được thông tin các vụ án đã nhập. Nguyên nhân ban đầu xác định là do phần mềm chưa hoàn thiện, dễ dàng nhận diện Mã số vụ án nhưng không nhận ra Tên vụ án nếu các đơn vị không ghi chính xác tuyệt đối tên vụ án, tên nguyên đơn, bị đơn, quan hệ pháp luật. Trong khi thực tế là số vụ án mỗi đơn vị địa phương thụ lý qua các năm là nhiều, nhất là án dân sự thì tên các vụ án, quan hệ pháp luật, tên đương sự... có thể bị trùng lặp nên phần mềm không nhận diện được dữ liệu.

Căn cứ theo Công văn số 377 ngày 03/5/2018 và Chuyên đề của Phòng Thống kê thì có những đơn vị tỉ lệ án nhập phần mềm là cao hơn 100% mà nguyên nhân là do các đơn vị khi chuyển giai đoạn xử lý vụ án thì chưa nhập các quyết định chuyển giai đoạn (Điều tra sang truy tố, truy tố sang xét xử...) nên phần mềm tự tính số số án tăng lên; ngoài ra có những vụ án được nhập 2 lần (đơn vị huyện Ia Grai cũng thuộc trường hợp này và theo nhận định của chúng tôi việc nhập 02 lần là do KSV nhập án không nắm được vụ án đã nhập hay chưa, nhập tới giai đoạn nào rồi, khi nhập tên vào phần mềm để kiểm tra nhưng không tìm thấy (do nhập không chính xác tên) nên đã nhập lại lần 2 để tránh bỏ sót). Như vậy, cần có giải pháp hữu hiệu hơn để khi chuyển giai đoạn KSV buộc phải nhập án và khi tiếp cận một hồ sơ kiểm sát vụ án thì KSV hoặc lãnh đạo đơn vị bằng thao tác đơn giản nhất đã có thể xác định được vụ án đó đã nhập chưa, nhập đến giai đoạn nào, tránh nhập lại lần 2.

Do đó, cần thiết phải quản lý vụ án trong phần mềm trên cơ sở Mã số vụ án chứ không phải Tên vụ án (bởi tên vụ án thì có nhiều và có thể trùng nhau nhưng Mã số vụ án thì mỗi vụ chỉ có 01 mã, không thể trùng lặp); phải quản lý việc nhập vụ án Theo giai đoạn chứ không phải theo Từng quyết định tố tụng (bởi mỗi lần đăng nhập thì KSV nên nhập ít nhất vài loại văn bản chứ không thể mỗi lần đăng nhập chỉ nhập 1 văn bản sẽ rất mất thời gian).
- Mô tả các giải pháp cũ thường được làm (nêu rõ những nhược điểm cần khắc phục):
          Những năm qua, việc nhập án được thực hiện trên cơ sở văn bản chỉ đạo của VKSND tối cao, VKSND tỉnh, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị. Tuy nhiên, đây là giải pháp hành chính đơn thuần, hiệu quả chưa cao và còn một số hạn chế sau:
          + Mô hình quản lý các vụ án trong phần mềm, quản lý việc nhập vụ án hiện tại đang bỏ qua vai trò của Lãnh đạo đơn vị và Cấp trên. Có thể khái quát là:

KSV thụ lý, giải quyết vụ án à nhập phần mềm các thông tin đến thời điểm án có hiệu lực hoặc chuyển lên cấp trên nếu án có kháng cáo kháng nghị.

Như vậy, vai trò, trách nhiệm trực tiếp của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng trong việc giám sát, kiểm tra hoạt động nhập án và quản lý án bằng phần mềm chưa được thể hiện và cũng chưa có cơ chế, giải pháp thuận lợi để thực hiện. Gần như “khoán” cho KSV thực hiện nên phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức và tinh thần trách nhiệm của KSV trong khi đó vẫn chưa có cơ chế nào để “bắt buộc” KSV phải nhập án (hoặc không muốn cũng phải nhập).

+ Trong thực tế một số đồng chí lãnh đạo các đơn vị chưa thật sự quan tâm đến việc cập nhật án hình sự, dân sự vào phần mềm; chưa coi đây là nhiệm vụ chính.
          + Cán bộ, kiểm sát viên trực tiếp làm án có nhiều công việc khác nhau nên không thể nhớ việc phải cập nhật thường xuyên vào phần mềm hoặc nhớ nhưng không quản lý được đã nhập đến giai đoạn nào hoặc ý thức trách nhiệm chưa cao, xem đây là việc phụ nên không nhập đầy đủ. Khi lãnh đạo đơn vị hoặc cấp trên chỉ đạo quyết liệt thì nhiều kiểm sát viên, nhiều địa phương cùng nhập trong một khoảng thời gian dẫn đến máy chủ quá tải, không thực hiện được.
+ Việc quản lý vụ án theo Tên gọi là chưa khoa học vì dễ trùng lặp, phụ thuộc vào người đặt tên vụ án khi cập nhật, trong khi phần mềm quản lý án chưa hoàn chỉnh nên nhiều trường hợp không nhận ra tên vụ án để truy xuất nếu không nhập đúng, đủ, chính xác. Nhưng qua thực nghiệm chúng tôi thấy rằng chỉ cần nhập Mã số vụ án (không cần nhập thông tin nào khác) thì 100% đều truy xuất được thông tin vụ án. Đây cũng là nguyên nhân mà thời gian qua nhiều vụ án dù đã chuyển lên cấp tỉnh nhưng Phòng 7, 9 không thể xác định được đã nhận vụ án hay chưa vì không truy xuất được theo tên vụ án. Ngoài ra, nếu lãnh đạo VKSND huyện, lãnh đạo Phòng nghiệp vụ, Lãnh đạo VKSND tỉnh muốn kiểm tra thông tin vụ án, kiểm tra việc nhập thông tin vụ án thông qua phần mềm là rất khó khăn nếu sử dụng Tên gọi nhưng rất đơn giản nếu sử dụng Mã số vụ án để đăng nhập.
          - Mô tả nội dung của sáng kiến:
Điểm mấu chốt của sáng kiến này là việc chuyển từ quản lý vụ án trong phần mềm theo “Tên gọi vụ án” sang quản lý vụ án theo “Mã số vụ án” (viết tắt là MS) mà bản chất là đưa thêm vai trò bắt buộc của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo phòng trong qui trình quản lý án dân sự, hình sự theo phần mềm. Từ việc quản lý theo MS sẽ đề ra một yêu cầu bắt buộc đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Phòng nghiệp vụ phải phản ánh được “Mã số vụ án” trong một số văn bản tố tụng do Viện kiểm sát ban hành trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vữc Dân sự, Hình sự và bám vào MS đó để Lãnh đạo và cấp trên quản lý việc nhập án vào phần mềm.
Mô hình quản lý nhập án này có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

KSV thụ lý, giải quyết vụ án à nhập phần mềm các thông tin đến thời điểm án đang giải quyết để lấy MS à đưa MS vào văn bản tố tụng à trình lãnh đạo duyệt ban hành văn bản tố tụng có MS à chuyển giai đoạn hoặc chuyển đi nơi khác theo thẩm quyền.

Các bước thực hiện sáng kiến như sau:

- Bước 1: Lựa chọn văn bản tố tụng cần đưa MS vào.
+ Quản lý án dân sự: Đặc thù án dân sự là Viện kiểm sát không tham gia hoạt động tố tụng trực tiếp ngay từ đầu mà phần lớn do Tòa án thực hiện, gửi Thông báo, Quyết định, Bản án... và Viện kiểm sát sẽ lập Phiếu kiểm sát, do đó chỉ cần chọn đưa Mã số vụ án (MS) vào 03 nhóm loại văn bản là: Quyết định phân công Kiểm sát viên; Phiếu kiểm sát bản án, quyết định và Phiếu chuyển Thông báo kháng cáo.
+ Quản lý án hình sự: Không nhất thiết phải đưa Mã số vụ án (MS) vào tất cả các văn bản tố tụng mà chỉ lựa chọn một số những văn bản do Viện kiểm sát ban hành có tính chất “mở, chuyển, đóng lại” giai đoạn tố tụng, hoạt động tố tụng mà bắt buộc phải do Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo đơn vị ký duyệt; ngoài ra có những văn bản tố tụng KSV đề xuất nhưng lãnh đạo không phê duyệt thì không phát sinh hiệu lực.
 (Có phụ lục văn bản đề xuất lựa chọn kèm theo)

- Bước 2: Bổ sung Mã số vụ án vào mẫu văn bản nêu trên.
+ Hình thức: MS12345 (Trong đó: MS là viết tắt của “Mã số vụ án” và 12345 là dãy số minh họa mã số do phần mềm cấp ngẫu nhiên cho vụ án sau khi nhập thông tin vào máy).
+ Cỡ chữ: 12
+ Vị trí: Có thể lựa một trong chọn vị trí: đầu trang, dưới vị trí ghi “Số:...” hoặc cuối văn bản (cuối cùng Nơi nhận). Trong đó ưu tiên lựa chọn vị trí dưới “Số...” vì dễ quan sát, bắt buộc cán bộ, KSV khi lấy số văn bản, lãnh đạo khi duyệt đều nhìn thấy
(Có phụ lục minh họa kèm theo).
- Bước 3: Chỉ đạo thực hiện.
+ Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh có văn bản chỉ đạo cấp huyện, phòng bổ sung “MS...” vào các mẫu dân sự, hình sự đã chọn.
+ Quy định bắt buộc KSV khi đề xuất phải có MS trên văn bản tố tụng trình duyệt và Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng được chỉ duyệt, ký ban hành văn bản thuộc nhóm đã được chọn ở trên khi đã có “MS...” trên văn bản.
+ Quy định rõ các vụ án “chuyển” thì nơi nhận chuyển đến (Phòng 7, 9, huyện trong tỉnh) khi nhận văn bản chuyển đến chỉ chấp nhận giá trị pháp lý khi trên văn bản có Mã số vụ án “MS...”. Nếu chưa có MS tức là vụ án chưa được nhập, chưa chuyển hoặc có MS nhưng không truy nhập được là nhập không đầy đủ. Không chấp nhận và Yêu cầu đơn vị thụ lý làm lại.
+ Định kỳ hoặc bất thường Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng tiến hành Kiểm tra ngẫu nhiên hồ sơ vụ án bất kỳ đã có MS bằng cách nhập MS trên văn bản tố tụng vào phần mềm. Các trường hợp tập thể, cá nhân không thực hiện nghiêm thì xem xét kiểm điểm trách nhiệm.
          - Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử (ghi ngày nào sớm hơn):
          Dự kiến nếu Sáng kiến được Công nhận sẽ triển khai thực hiện từ năm 2018. Tiến độ áp dụng sáng kiến chia làm hai giai đoạn:
          + Giai đoạn 1: Áp dụng với phần mềm Quản lý án dân sự ngay sau khi sáng kiến này được xét duyệt và công nhận (đồng thời xem là thí điểm).
          + Giai đoạn 2: đánh giá hiệu quả sau 06 tháng áp dụng đối với phần mềm Quản lý án dân sự, nếu có hiệu quả thì tiến hành áp dụng đối với phần mềm Quản lý án hình sự.
          - Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): Với việc đưa “Mã số vụ án” vào một số văn bản tố tụng sẽ dẫn tới việc Mã số này được đưa ra ngoài. Tuy nhiên, việc đưa Mã số ra ngoài không ảnh hưởng với việc bảo mật thông tin của Ngành vì hai lý do:
          + Một là: Mã số vụ án chỉ sử dụng đăng nhập để kiểm tra thông tin vụ án được khi và chỉ khi đã đăng nhập vào phần mềm quản lý án (tức là nếu không đăng nhập phần mềm thì không nhập được Mã số vụ án).
          + Hai là: Chỉ có thể đăng nhập được Phần mềm quản lý án khi có mật khẩu của đơn vị trực tiếp thụ lý giải quyết vụ án đó.
          Tức là nếu biết Mã số vụ án nhưng không biết mật khẩu của đơn vị thụ lý thì cũng không thể đăng nhập kiểm tra thông tin vụ án. Như vậy, việc bảo mật ở đây chỉ cần thiết đối với Mật khẩu đăng nhập phần mềm chứ không cần bảo mật với Mã số vụ án và trách nhiệm bảo mật mật khẩu phần mềm thuộc về đơn vị thụ lý án.
          - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Để sáng kiến này được áp dụng cần phải có các điều kiện sau:
          + Các tác giả bảo vệ, thuyết minh sáng kiến trực tiếp trước Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (nếu được Lãnh đạo yêu cầu).
+ Được sự phê duyệt của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân tỉnh vì sẽ tác động nhỏ vào thể thức một số biểu mẫu tố tụng. Có văn bản chỉ đạo bắt buộc thực hiện (nếu được duyệt), quy định rõ việc không có “MS...” trên các văn bản đã được chọn thì văn bản đó không đảm bảo giá trị.
          + Các đơn vị trực tiếp làm án rà soát, bổ sung thêm “MS...” trong các mẫu đã chọn.
          + Cán bộ, Kiểm sát viên phải nhận thức được việc áp dụng giải pháp này nhiệm vụ phải làm của cán bộ ngành kiểm sát và nghiêm túc thực hiện.
          + Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng nghiệp vụ kiên quyết không duyệt các văn bản này nếu không có “MS...” trên văn bản được trình.
          + Đơn vị nhận án chuyển đến (Phòng 7, 9, huyện khác) kiên quyết không chấp nhận văn bản do đơn vị thụ lý gửi đến mà không có “MS...” trên văn bản chuyển đến.
          + Xem xét trách nhiệm của cá nhân, tập thể để xảy ra sai phạm, thiếu sót trong công tác này, bởi sau khi thực hiện sáng kiến này sẽ không thể xảy ra trường hợp quên, bỏ sót do khách quan mà chỉ có thể do chủ quan (cố tình không nhập hoặc sao chép Mã số từ giai đoạn trước qua giai đoạn sau để đối phó nhưng trong thực tế không nhập).
          - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:
          Theo chúng tôi, việc áp dụng sáng kiến này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Viện kiểm sát đối với việc nhập án vào phần mềm quản lý án dân sự, phần mềm quản lý án hình sự sẽ có nhiều chuyển biến tích cực như sau:
          + Về hiệu quả nhập án: án dân sự dự kiến đạt hiệu quả 100% (do chỉ có 03 loại văn bản cần cập nhật MS); đối với án hình sự nếu chấp hành nghiêm túc việc quản lý các mẫu đã chọn thì hiệu quả dự kiến cũng sẽ có thể đạt 100%. Trường hợp đơn vị nào không đạt 100% chỉ do cố ý không nhập và đương nhiên mẫu văn bản liên quan đến các vụ án không nhập phần mềm đã ban hành là trái quy định của VKSND tỉnh.
+ Lãnh đạo Viện, Phòng nghiệp vụ, đơn vị nhận án chuyển đến dễ dàng kiểm tra thông tin vụ án một cách nhanh chóng, chính xác bằng cách đăng nhập hệ thống quản lý án và nhập Mã số vụ án (có trên văn bản nhận được) mà không cần thiết phải có hồ sơ, không cần thiết phải biết và đánh máy chính xác tên vụ án, quan hệ pháp luật, tên đương sự, tội danh, điều luật. Khắc phục được hạn chế hiện nay của phần mềm là chỉ nhận dạng chính xác đối với Mã số vụ án nhưng dễ nhầm lẫn giữa các vụ án trùng tên hoặc không nhận dạng được tên vụ án để xuất ra thông tin.
+ Cán bộ, Kiểm sát viên khi đề xuất giải quyết án bắt buộc phải nhập án thì mới có Mã số vụ án để đưa vào văn bản trình lãnh đạo; cấp huyện bắt buộc phải nhập án, phải chuyển án thì mới có Mã số vụ án đưa vào văn bản gửi cấp tỉnh hoặc chuyển vụ án đi nơi khác. Trong trường hợp vụ án không được cập nhật đầy đủ ngay từ đầu thì đến khi “chuyển, đóng” giai đoạn tố tụng, cán bộ, Kiểm sát viên vẫn bắt buộc phải nhập để có Mã số vụ án. Như vậy, để có Mã số thì các vụ án sẽ được nhập dàn trải đều trong quá trình tố tụng, chấm dứt được tình trạng “dồn cục”, nhiều đơn vị, địa phương nhập cùng một thời điểm khi có văn bản yêu cầu của cấp trên (hoặc cuối năm) gây quá tải cho máy chủ.
+ Khắc phục triệt để tình trạng một số đơn vị nhập án vượt quá 100% trong phần mềm do nguyên nhân không nhập đầy đủ văn bản khi kết thúc, chuyển giai đoạn hoặc không nhớ, không xác định chính xác vụ án đã nhập hay chưa, nhập tới giai đoạn nào dẫn đến nhập lần 2.
+ Dễ dàng xem xét trách nhiệm của cán bộ, Kiểm sát viên; trách nhiệm của đơn vị Viện kiểm sát thụ lý án. Trường hợp thay đổi cán bộ, Kiểm sát viên, đơn vị thụ lý vụ án thì cũng dễ dàng xác định vụ án đã được nhập chưa, nhập tới giai đoạn nào, trách nhiệm nếu chưa nhập thuộc về ai.